Đối với một nhà quản trị nhân sự, phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc.
1. Khái niệm về phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc để xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.
Việc phân tích công việc nhăm khai thác các thông tin cần thiết sau đây:
– Tại sao phải thực hiện công việc đó?
– Nhân viên thực hiện những công tác gì?
– Quy trình tiến hành?
– Nhân viên làm công việc đó như thế nào?
– Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?
Từ đó, có thể xây dựng Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.
2. Ý nghĩa của Phân tích công việc
Phân tích công việc được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
– Khi tổ chức được thành lập.
– Khi có công việc mới.
– Khi công việc thay đổi do kết quả của áp dụng khoa học- kỹ thuật mới.
Phân tích công việc được sử dụng nhằm mục đích:
– Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng cho nhân viên. Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.
– Xác định những phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó
– Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc và hệ thống tiền lương.
– Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
– Hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe và khả năng làm việc lâu dài cho nhân viên.
– Xác định điều kiện để tiến hành công việc tiết kiệm thời gian và sức lực cho người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.
– Xây dựng mối tương quan của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn.
3. Những nội dung của phân tích công việc
Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
3.1. Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Hiểu một cách ngắn gọn bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó.
Như vậy bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện. Nó cho biết nhân viên làm cái gì? Làm như thế nào? Và các điều kiện mà nhân viên đó được thực thi.
Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:
– Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?
– Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
– Mục tiêu công việc đó là gì?
– Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?
– Công việc được thực hiện ở đâu?
– Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
– Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
– Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
Nói chung bản mô tả công việc nhằm trả lời các câu hỏi cơ bản: Ai? Tại sao? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Bằng cách nào?
Một cách cụ thể bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung sau đây:
– Nhận diện công việc.
– Tóm tắt công việc.
– Các mối quan hệ.
– Chức năng, trách nhiệm công việc.
– Quyền hạn.
– Tiêu chuẩn mẫu.
– Điều kiện thực hiện công việc.
3.2. Bản tiêu chuẩn công việc
Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc.
Các yếu tố thường được đề cập đến trong bản tiêu chuẩn công việc là:
– Trình độ học vấn
– Trình độ chuyên môn
– Các kỹ năng cần thiết cho công việc
– Kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc: Thâm niên trong nghề,…
– Trình độ ngoại ngữ
– Các phẩm chất về cá nhân: Tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, khả năng làm việc học tập, mức độ thích nghi, khả năng chịu được áp lực hay căng thẳng trong công việc,….
– Một số các yêu cầu khác cần thiết cho hoàn thành công việc.
